Viết séc với ví dụ: Hướng dẫn ngân hàng đầy đủ

Hiểu cách viết ví dụ về séc vẫn là một kỹ năng ngân hàng thiết yếu, ngay cả trong thời đại kỹ thuật số của chúng ta. Trong khi thanh toán qua điện thoại di động và chuyển khoản trực tuyến chiếm ưu thế trong tài chính hiện đại, séc vẫn tiếp tục là phương thức thanh toán đáng tin cậy cho hóa đơn, dịch vụ và các giao dịch khác. Dù bạn đang thanh toán tiền điện, nhận lương hoặc xử lý chi phí kinh doanh, việc biết cách hoàn thiện, ký hậu và gửi séc đúng cách sẽ bảo vệ bạn khỏi những sai lầm tốn kém và rủi ro gian lận.

Các yếu tố cần thiết của séc: Hiểu các số quan trọng

Trước khi bắt đầu viết bất kỳ séc nào, hãy làm quen với ba số quan trọng xuất hiện trên mỗi séc ngân hàng. Những định danh này rất quan trọng để viết séc và thực hiện các giao dịch ngân hàng trực tuyến.

Mã định tuyến ngân hàng là một mã số duy nhất gồm chín chữ số được gán cho tổ chức tài chính của bạn. Mỗi ngân hàng có mã định tuyến riêng, và bạn sẽ cần nó khi thiết lập tiền gửi trực tiếp, chuyển khoản ngân hàng hoặc bất kỳ hoạt động ngân hàng trực tuyến nào. Thường thì mã này xuất hiện ở góc dưới bên trái của séc.

Số tài khoản là số cá nhân của tài khoản séc của bạn và phân biệt tài khoản của bạn với các tài khoản khác cùng ngân hàng. Số này xuất hiện ở phần dưới bên trái của séc sau mã định tuyến.

Cuối cùng, số séc là mã định danh theo trình tự cho từng séc trong quyển séc của bạn. Bạn sẽ thấy nó được in ở hai nơi—góc trên bên phải và sau số tài khoản ở phía dưới của séc. Theo dõi các số này giúp bạn duy trì hồ sơ tài chính chính xác.

Ví dụ thực tế: Cách hoàn thành thanh toán séc đầu tiên của bạn

Hãy cùng đi qua một tình huống thực tế để minh họa cách viết ví dụ về séc đúng cách. Giả sử bạn cần thanh toán cho công ty điện lực $113.97 cho dịch vụ hàng tháng. Hóa đơn của bạn liệt kê tên công ty và hướng dẫn thanh toán, cung cấp tất cả các chi tiết cần thiết để hoàn thành công cụ thanh toán.

Bắt đầu với ngày ở góc trên bên phải. Viết ngày bạn gửi séc—điều này thể hiện thời điểm bạn ủy quyền thanh toán. Người nhận sử dụng ngày này để xác minh thời gian thanh toán.

Tiếp theo, xác định người nhận trên dòng “Pay to the Order of”. Ghi chính xác tên như trên hóa đơn hoặc biên lai của bạn. Trong ví dụ này, bạn sẽ điền “ABC Electric” hoặc tên chính thức của công ty tiện ích của bạn. Chính xác ở đây rất quan trọng; sai chính tả có thể làm chậm quá trình xử lý thanh toán.

Nhập số tiền bằng số trong ô bên phải của séc, gần mép trái. Viết “$113.97” để ngăn ai đó gian lận bằng cách thêm số vào bên trái. Đây là một biện pháp an ninh phổ biến khi học cách viết séc.

Viết số tiền bằng chữ trên dòng dưới dòng tên người nhận. Đối với khoản thanh toán tiện ích, bạn sẽ viết “One hundred thirteen dollars and 97/100.” Số tiền viết bằng chữ có ưu thế pháp lý nếu có bất kỳ sai lệch nào giữa số và chữ.

Hoàn thành dòng ghi chú với thông tin liên quan. Đối với thanh toán tiện ích, viết số tài khoản của bạn ở đây—các công ty thường yêu cầu để xử lý thanh toán và đối chiếu tài khoản. Phần ghi chú cũng giúp bạn theo dõi mục đích thanh toán sau này.

Ký tên séc ở dòng dưới cùng bên phải. Chữ ký của bạn ủy quyền thanh toán và làm cho séc hợp lệ pháp lý. Không bao giờ ký một séc trống hoặc chưa điền đầy đủ các trường tên người nhận và số tiền.

Các biện pháp an ninh: Bảo vệ séc của bạn khỏi gian lận

Gian lận séc vẫn là mối quan tâm thực sự, vì vậy các thực hành an ninh là rất cần thiết. Luôn dùng bút mực khi viết séc—bút chì có thể bị xóa và thay đổi bởi người có ý định xấu. Tránh viết séc trống trong mọi trường hợp; nếu cần đưa séc cho ai đó, hãy điền đầy đủ tất cả các trường của bạn.

Không ký trước khi điền tên người nhận và số tiền. Điều này ngăn người khác sửa đổi các trường quan trọng sau khi bạn ký. Ngoài ra, tránh làm séc trả tiền mặt nếu có thể, vì séc trả tiền mặt có thể được đổi bởi bất kỳ ai sở hữu chúng.

Không để lại khoảng trống trên séc của bạn, đặc biệt là gần dòng số tiền. Những kẻ gian lận tìm kiếm chỗ trống để thêm số 0 hoặc thay đổi chữ số. Viết số tiền càng xa bên trái trong ô số càng tốt để đóng lỗ hổng bảo mật này.

Ghi chép chi tiết mọi séc bạn viết—dù trong sổ séc truyền thống, bảng tính hay ứng dụng ngân sách—giúp bạn theo dõi chi tiêu và nhanh chóng phát hiện hoạt động trái phép.

Các chiến lược ký hậu: Các cách khác nhau để xác nhận séc

Khi nhận được séc, việc ký hậu là cần thiết trước khi gửi hoặc đổi lấy tiền mặt. Việc ký hậu (chữ ký của bạn ở mặt sau) xác nhận bạn là người nhận hợp pháp. Kiểm tra mặt sau của séc để tìm khu vực ký hậu, thường ghi “Endorse here.” Dòng này thường có chú thích “Do not write, stamp, or sign below this line”—điều này giữ chữ ký của bạn trong vùng xử lý phù hợp.

Ký hậu trống là phương pháp đơn giản nhất: chỉ cần ký tên bạn ở mặt sau. Tuy nhiên, phương pháp này ít an toàn vì bất kỳ ai cầm séc đều có thể đổi lấy tiền. Sử dụng ký hậu trống cho các khoản gửi ngay để giảm rủi ro này.

Ký hậu an toàn cung cấp sự bảo vệ tốt hơn. Viết “For Deposit Only to Account Number XXXXXXXXX” rồi ký phía dưới. Điều này hạn chế séc chỉ dùng để gửi tiền, ngăn chặn rút tiền trái phép. Nhiều ngân hàng và ứng dụng gửi tiền qua điện thoại khuyên dùng cách này.

Ký hậu của bên thứ ba cho phép bạn chuyển séc cho người khác. Viết “Pay to the order of [Tên người]” rồi ký bình thường. Không phải ngân hàng nào cũng chấp nhận phương pháp này, nên kiểm tra với tổ chức tài chính của bạn trước.

Séc doanh nghiệp yêu cầu sự ủy quyền từ công ty. Chữ ký hậu nên bao gồm tên doanh nghiệp, người ký hợp lệ, chức vụ và các hạn chế như “For Deposit Only.”

Séc nhiều người nhận tùy thuộc vào cách séc ban đầu được viết. Nếu trả cho “John and Jane Doe,” cả hai phải ký hậu. Nếu viết là “John or Jane Doe,” một trong hai có thể ký hậu.

Gửi tiền séc của bạn: Các phương pháp khác nhau

Ba phương thức gửi tiền chính cho ngân hàng hiện đại là: Gửi tiền trực tiếp tại chi nhánh bằng cách trình séc đã ký hậu cho nhân viên ngân hàng, người sẽ xử lý ngay lập tức. Mang theo giấy tờ tùy thân hợp lệ như bằng lái xe.

Gửi tiền qua máy ATM mang lại tiện lợi 24/7 tại hầu hết các máy tự động của ngân hàng và tổ chức tín dụng. Ký hậu séc trước, chèn vào khe phù hợp (đôi khi trong phong bì đi kèm), và làm theo hướng dẫn trên màn hình. Thường thì tiền của bạn sẽ có trong tài khoản trong vòng một đến hai ngày làm việc.

Gửi tiền qua điện thoại di động đã cách mạng hóa sự tiện lợi của ngân hàng. Sử dụng ứng dụng ngân hàng của bạn, chụp ảnh mặt trước và mặt sau của séc đã ký hậu, nhập số tiền và gửi đi. Hệ thống xác minh và xử lý gửi tiền của bạn điện tử. Giữ nguyên séc gốc cho đến khi xác nhận tiền đã chuyển vào tài khoản, rồi tiêu hủy an toàn.

Đặt hàng séc mới: Quy trình đơn giản

Khi số séc của bạn sắp hết, việc đặt hàng thay thế rất dễ dàng. Nhiều ngân hàng cung cấp séc miễn phí khi mở tài khoản séc; số khác tính phí. Hầu hết các tổ chức tài chính cho phép đặt hàng trực tuyến qua website hoặc ứng dụng di động—đăng nhập và điều hướng đến dịch vụ khách hàng hoặc phần dịch vụ tài khoản.

Chuẩn bị một séc hiện có vì nó chứa số tài khoản, mã định tuyến và thông tin ngân hàng của bạn. Ghi chú số séc cuối cùng để séc mới bắt đầu từ số tiếp theo theo trình tự.

Các nhà cung cấp séc của bên thứ ba cũng bán séc trực tuyến hoặc qua các đối tác ngân hàng của bạn. Các nhà cung cấp này thường có nhiều lựa chọn thiết kế hơn và đôi khi giá cạnh tranh. Khi đặt hàng từ nhà cung cấp bên ngoài, cung cấp tên ngân hàng, số tài khoản, mã định tuyến và số séc bắt đầu.

Chi phí khác nhau tùy theo nguồn đặt hàng và độ phức tạp của thiết kế—séc cá nhân cơ bản có giá thấp hơn so với các phiên bản tùy chỉnh có logo hoặc thiết kế đặc biệt.

Các câu hỏi thường gặp về séc

Tôi có thể viết séc có ngày sau không? Hầu hết các bang cho phép viết séc có ngày sau, tuy nhiên bạn nên kiểm tra luật pháp cụ thể của bang mình. Séc có ngày sau ghi ngày trong tương lai và đôi khi dùng khi thanh toán chưa đến hạn hoặc chưa đủ tiền.

Nếu tôi cần thanh toán cho IRS thì sao? Hãy ghi séc trả cho “U.S. Treasury,” không phải IRS. Ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại ban ngày, số An sinh xã hội hoặc EIN, năm thuế liên quan và mã số mẫu thuế tương ứng. Liên hệ IRS hoặc chuyên gia thuế của bạn để biết địa chỉ gửi phù hợp.

Tôi có thể viết séc cho chính mình không? Có, điều này hoàn toàn hợp pháp. Viết séc cho chính mình giúp chuyển tiền giữa các tài khoản hoặc rút tiền mặt. Chỉ cần điền tên của bạn vào dòng người nhận.

Tôi có thể gửi tiền séc qua ATM không? Nhiều ngân hàng và tổ chức tín dụng cho phép gửi tiền séc qua ATM. Xác nhận khả năng này với tổ chức tài chính của bạn và làm rõ quy trình gửi tiền của họ.

Gửi tiền qua ATM có an toàn không? Gửi tiền qua ATM thường an toàn khi tuân thủ đúng quy trình ký hậu. Các ngân hàng ngày càng ưa chuộng ký hậu “For Deposit Only” để tránh xử lý trái phép.

Hiểu cách viết ví dụ về séc, từ lúc tạo đến gửi và xử lý, giúp các giao dịch tài chính của bạn diễn ra suôn sẻ và an toàn. Những kỹ năng ngân hàng cơ bản này vẫn giữ vai trò quan trọng bất chấp sự tiến bộ công nghệ trong phương thức thanh toán.