Hướng Dẫn Toàn Diện của Bạn: Những Biên Nhận Thuế Cá Nhân Nên Lưu Giữ

Với Ngày Nộp Thuế đến gần vào ngày 15 tháng 4 hàng năm, đây là thời điểm để hiểu rõ những hóa đơn và tài liệu nào quan trọng nhất cho tờ khai thuế cá nhân của bạn. Dù bạn đang khai giảm trừ tiêu chuẩn hay liệt kê các khoản khấu trừ trên thuế năm 2025 để nộp vào năm 2026, việc biết những hóa đơn cần giữ lại cho thuế cá nhân có thể tạo ra sự khác biệt giữa một mùa khai thuế suôn sẻ và căng thẳng không cần thiết. Dành thời gian tổ chức và bảo quản đúng tài liệu giúp bạn tận dụng mọi khoản khấu trừ mà bạn đủ điều kiện và bảo vệ bạn trong trường hợp bị kiểm tra thuế.

Tại sao việc tổ chức các hóa đơn thuế của bạn quan trọng hơn bạn nghĩ

Nhiều người nộp thuế đánh giá thấp tầm quan trọng của việc duy trì hồ sơ chi tiết. IRS yêu cầu tài liệu để chứng minh các khoản khấu trừ bạn khai, và việc không có bằng chứng khi được yêu cầu có thể dẫn đến việc từ chối các khoản khấu trừ hoặc bị phạt nặng. Ngoài việc tuân thủ, việc ghi chép hồ sơ đúng cách còn giúp bạn nhận biết các cơ hội tiết kiệm thuế mà có thể bỏ lỡ.

Các chuyên gia thuế khuyên bạn nên tham khảo ý kiến của một đại lý đăng ký hoặc chuyên gia thuế có thể đánh giá tình hình cụ thể của bạn và tư vấn về những hóa đơn và tài liệu bạn thực sự cần. Những chuyên gia này hiểu rõ hồ sơ thuế độc đáo của bạn và có thể giúp bạn tối đa hóa khoản hoàn thuế trong khi giảm thiểu rủi ro trả quá nhiều. Chuẩn bị hồ sơ trước giúp bạn ít phải vội vàng trong mùa khai thuế hơn.

Các tài liệu thuế cá nhân cần thiết: Danh sách kiểm tra đầy đủ

Ngoài các chủ doanh nghiệp và người tự doanh, nhiều người nộp thuế bình thường đủ điều kiện nhận các khoản khấu trừ giá trị cần có hóa đơn chứng minh. Dưới đây là những gì bạn nên lưu lại:

Hóa đơn liên quan đến khoản khấu trừ

Một số khoản mua hàng đủ điều kiện hưởng lợi ích thuế đặc biệt và cần có bằng chứng dưới dạng hóa đơn. Lưu giữ hồ sơ cho các mục sau:

• Khoản khấu trừ chi phí giáo viên (nếu bạn là giáo viên hoặc chuyên gia giáo dục đủ điều kiện)
• Chi phí cải tạo nhà ở đủ điều kiện nhận tín dụng thuế
• Chi phí y tế và nha khoa, bao gồm các khoản thanh toán ngoài bảo hiểm cho bác sĩ, viện phí, thuốc theo toa, và chi phí đi lại đến các cuộc hẹn khám bệnh (bao gồm phí đỗ xe và phí toll)
• Quyên góp được khấu trừ thuế bằng tiền mặt, séc hoặc các khoản quà tặng khác (bắt buộc dù số tiền lớn hay nhỏ)
• Chi phí chăm sóc người phụ thuộc nếu bạn là cha mẹ đi làm hoặc đã chi phí trong quá trình tìm việc

Nâng cấp năng lượng và hiệu quả

Giữ lại hóa đơn chứng minh chi tiêu của bạn cho các cải tạo tiết kiệm năng lượng trong nhà. Những khoản này thường đủ điều kiện nhận tín dụng hoặc khấu trừ theo luật thuế hiện hành.

Hồ sơ thuế bán hàng

Lưu giữ hóa đơn thể hiện thuế bán hàng của bang và địa phương đã trả cho các khoản mua hàng—đặc biệt quan trọng nếu thuế bán hàng của bạn vượt quá số thuế thu nhập liên bang bị giữ lại hoặc bạn sống ở bang không có thuế thu nhập cá nhân.

Chi phí giáo dục

Giữ lại hóa đơn cho các chi phí giáo dục đủ điều kiện như học phí, lệ phí khóa học, sách giáo khoa và dụng cụ học tập có thể đủ điều kiện nhận tín dụng hoặc khấu trừ liên quan đến giáo dục.

Tổ chức hồ sơ thuế của bạn: Các hệ thống thực sự hiệu quả

Sau khi bạn đã thu thập các hóa đơn cần thiết, điều quan trọng là lưu trữ chúng theo cách giúp việc chuẩn bị thuế trở nên đơn giản và dễ dàng đối phó với kiểm tra thuế. Bạn có một số lựa chọn hiệu quả sau:

Tổ chức kỹ thuật số: Quét các hóa đơn hoặc sử dụng các ứng dụng như Expensify để chụp ảnh chúng bằng điện thoại thông minh và tự động phân loại vào các danh mục. Phương pháp này đặc biệt phù hợp cho những người có khối lượng lớn hoặc thường xuyên đi công tác. Đảm bảo bạn có thể in các bản sao cho người chuẩn bị thuế hoặc IRS nếu cần.

Lưu trữ truyền thống: Nếu bạn thích hồ sơ giấy, hãy lưu các hóa đơn trong các hộp hoặc tệp đã ghi nhãn, tổ chức theo năm và danh mục. Đầu tư vào một bộ sưu tập hóa đơn đã chuẩn bị sẵn dành riêng cho tài liệu thuế.

Phương pháp kết hợp: Nhiều người kết hợp cả hai phương pháp—giữ bản sao kỹ thuật số của các tài liệu quan trọng trong khi vẫn duy trì bản cứng cho các khoản mua lớn hoặc các khoản khấu trừ phức tạp.

Dù bạn chọn hệ thống nào, bước quan trọng là sắp xếp tất cả các tài liệu theo năm thuế và danh mục. Việc tổ chức này tiết kiệm rất nhiều thời gian khi hoàn thành tờ khai thuế và giúp bạn chuẩn bị tốt hơn nếu IRS yêu cầu kiểm tra.

Bạn nên giữ lại hóa đơn thuế trong bao lâu?

Điều này phụ thuộc vào tình hình của bạn và các hướng dẫn của chuyên gia thuế. Theo các chuyên gia thuế, khuyến nghị chung là giữ hồ sơ thuế trong ít nhất ba năm. “IRS có ba năm để yêu cầu kiểm tra thuế,” một tư vấn thuế tại New York giải thích. “Nhưng họ có thể yêu cầu hồ sơ đến sáu năm sau khi nộp nếu bạn không khai báo 25% hoặc nhiều hơn tổng thu nhập của mình.”

Một số đại lý đăng ký khuyên nên cẩn thận hơn. “Tôi khuyên khách hàng cá nhân và doanh nghiệp giữ hóa đơn ít nhất 10 năm, nhưng tôi thêm một lời cảnh báo: Nếu còn chỗ, hãy giữ chúng mãi mãi,” một chuyên gia thuế khác từ South Carolina nói.

Quan điểm bảo vệ nhất: IRS có thể kiểm tra bất kỳ năm nào trong hồ sơ thuế của bạn nếu phát hiện bạn khai gian lận. Đối với phần lớn người nộp thuế, duy trì hồ sơ ít nhất 3-6 năm là đủ để bảo vệ, mặc dù giữ hóa đơn lâu hơn cũng không sao.

Đưa ra quyết định thông minh về tài liệu thuế của bạn

Cuối cùng, cách bạn lưu trữ và tổ chức hóa đơn phụ thuộc vào tình hình cá nhân của bạn. Làm việc với một chuyên gia thuế hoặc cố vấn tài chính vẫn là con đường an toàn nhất. Họ cung cấp hướng dẫn phù hợp với hoàn cảnh của bạn và giúp bạn duy trì hồ sơ đúng cách—cho phép bạn tập trung vào những điều quan trọng nhất thay vì dành hàng giờ để tổ chức hóa đơn.

Nỗ lực bạn bỏ ra ngay bây giờ để thu thập và tổ chức hóa đơn cho thuế cá nhân sẽ mang lại lợi ích trong mùa khai thuế và cung cấp sự bảo vệ vô giá nếu IRS yêu cầu tài liệu.